登録支援機関の届出には、年1回の「定期届出」とは別に、事情が変わったときにその都度行う「随時届出」があります。「事務所を移転した」「支援担当者が代わった」—こうした変更を放置すると、登録の取消につながることもあります。この記事では、登録支援機関の随時届出について、必要なケース・様式・提出期限を一覧で整理し、受け入れ企業が行う届出との違いも解説します。
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随時届出とは？定期届出との違い
随時届出とは、登録事項の変更や支援業務の休廃止など、一定の事由が生じたときに、その都度行う届出です。決まった時期にまとめて出す定期届出とは異なり、事由の発生から短い期限内（多くは14日以内）に提出する必要があります。
登録支援機関が行う随時届出【一覧】
| 届出が必要なケース | 様式 | 提出期限 |
|---|---|---|
| 登録事項を変更したとき | 登録事項変更に関する届出書（別記第29号の16様式）＋登録支援機関概要書（参考様式第2-2号） | 変更から14日以内 |
| 支援業務を休止・廃止したとき | 支援業務の休止又は廃止に係る届出書（参考様式第4-1号）※支援業務を「廃止」する場合は、届出書とあわせて「登録支援機関登録通知書」の原本を返納する必要があります。 | 事由から14日以内 |
| 支援業務を再開するとき | 支援業務の再開に係る届出書（参考様式第4-2号） | 再開予定日の1か月前まで |
| 支援計画の実施で特異事案が生じたとき（随時報告） | 1号特定技能外国人支援計画の実施における特異事案報告（参考様式第4-3号） | 事案の発生後すみやかに |
「登録事項の変更」に当たる主な例
- 登録支援機関の名称・氏名、住所の変更
- 代表者・役員の変更
- 支援責任者・支援担当者の変更
- 支援業務を行う事務所の所在地の変更
- 支援業務の内容・対応言語の変更 など
※登録簿に公示された登録事項に変更が生じた場合が対象です。概要書は変更箇所のみを記載し、英語表記欄も忘れず記入します。
※支援責任者や支援担当者を変更・追加する場合は、概要書の変更箇所記載に加え、該当者の就任承諾書・誓約書や履歴書などの添付書類も必要です。
【要注意】登録支援機関では出せない届出がある
ここが実務で最も混乱しやすいポイントです。次の届出は、受け入れ企業（特定技能所属機関）が届け出るもので、登録支援機関が代わりに提出することはできません。
- 雇用契約の変更・終了・新たな締結の届出
- 支援計画の変更、委託する登録支援機関の変更、自社支援への切替の届出
- 支援委託契約の締結・変更・終了の届出
- 特定技能外国人の受け入れ継続が困難になったときの届出
これらは支援を委託していても受け入れ企業自身が行う必要があります。登録支援機関は、受け入れ企業が期限内に届け出られるよう、情報提供やサポートを行う立場になります。
提出を忘れないためのポイント
- 人事異動（支援責任者・担当者の交代）は届出事由になると意識する
- 移転・組織変更は「14日以内」の起算日を明確にしておく
（例：役員変更や住所変更の場合は「変更が効力を生じた日」または「変更を認知した日」から14日以内となります。会社の登記完了日ではなく実際の変更日が基準となる点に注意が必要です。） - 再開だけは「1か月前まで」と期限が異なる点に注意
※様式や提出書類一覧は改正されることがあります。提出前に必ず出入国在留管理庁の最新情報を確認してください。
オンライン申請の活用
随時届出の多くは、出入国在留管理庁の「特定技能電子届出システム」を利用してオンラインで提出可能です。事前にアカウントを発行しておくと、14日以内の短い期限でもスムーズに対応できます。
まとめ
登録支援機関の随時届出は、登録事項変更・休廃止・再開が中心で、多くは事由発生から14日以内（再開は1か月前まで）に提出します。一方、雇用契約や委託契約の変更などは受け入れ企業が届け出るもので、登録支援機関は代理提出できません。この役割分担を正しく理解することが、コンプライアンスの第一歩です。
当事務所では、登録支援機関の随時届出・定期届出の作成代行や、届出漏れを防ぐ管理体制づくりを行政書士がサポートしています。「どの届出が必要か整理したい」という段階からご相談いただけます。
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