「特定技能の定期届出は登録支援機関が四半期ごとに出すもの」—そう覚えている方は要注意です。2025年（令和7年）4月1日の運用要領改正で、定期届出は年4回（四半期ごと）から年1回に変更されました。さらに、提出のしかたも大きく変わっています。この記事では、登録支援機関の定期届出について、改正後のルール・提出書類・期限・書き方を整理します。
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定期届出とは？何のための届出か
定期届出とは、特定技能外国人の受け入れ状況・活動状況・支援の実施状況を定期的に出入国在留管理庁へ報告する手続きです。支援を委託された登録支援機関にとっては、義務的支援を適正に行っていることを示す重要な報告になります。届出が適正に行われないと、登録支援機関の登録が取り消されることもあります。
【重要】2025年4月改正で「年1回」に変わった
改正のポイントは大きく2つです。
- 頻度が年1回に：従来の四半期ごと（年4回）から、年1回の提出に変更されました。
※届出（報告）は年1回に減りましたが、義務的支援である『定期面談』は従来どおり3か月に1回以上実施しなければならなりません。
※届出の回数は年4回から年1回に減ったものの、決算・納税関係の書類収集が必要になるため、1回あたりの準備負担は重くなりました。 - 提出者は「受け入れ企業」に一本化：定期届出の提出は特定技能所属機関（受け入れ企業）が行い、登録支援機関は必要書類を作成して受け入れ企業に渡す形になりました。
| 項目 | 改正後の内容 |
|---|---|
| 頻度 | 年1回 |
| 対象期間 | 毎年4月1日〜翌年3月31日 |
| 提出期間 | 対象期間の翌年5月31日まで（＝毎年4月1日〜5月31日ごろ） |
| 提出者 | 特定技能所属機関（受け入れ企業） |
| 登録支援機関の役割 | 支援実施状況の書類を作成し、受け入れ企業へ提供 |
※四半期ごとの定期届出は、2025年4月15日提出分が最後でした。改正後の年1回届出は、毎年4月1日〜5月31日が提出期間となります（※初回の2025年度分は2026年4月〜5月に実施）。
登録支援機関が用意する提出書類
支援の全部を受託している登録支援機関は、次の書類を作成し、受け入れ企業に提供します（受け入れ企業がまとめて提出します）。※書類を作成して渡すだけでなく、届出書本体への署名・確認作業が発生します。
- 「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況」（参考様式第3-6号 別紙1）
- 「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（署名欄）」（参考様式第3-6号 別紙2）
※オンライン提出以外で、1つの登録支援機関に支援の全部を委託している場合は、別紙2の提出は不要です。
添付書類（生活オリエンテーションの資料、相談記録、定期面談の記録など）の要否は改正で変わっている部分があります。※最新の「提出書類一覧表」と「定期届出作成要領」を出入国在留管理庁の公式ページで必ず確認してください。
提出までの流れ
- 対象期間中、支援の実施状況（面談・相談対応・生活支援など）を記録・保管する
- 年度末（3月末）で締め、支援実施状況の書類を作成する
- 受け入れ企業に書類を提供する
- 受け入れ企業が、自社分と合わせて5月31日までに提出（電子届出システムまたは管轄局）
よくある誤解と注意点
- 「登録支援機関が直接提出する」は誤り：改正後は受け入れ企業が提出します。登録支援機関は書類提供・署名が役割です。
- 年1回でも記録は日常的に：報告は年1回でも、面談や相談対応の記録は都度残す必要があります。まとめて作ると不備が出やすくなります。
- 「定期面談」は従来どおり3か月に1回以上が必要：届出（報告）が年1回になったからといって、面談の頻度まで年1回になるわけではありません。面談・支援は都度実施し、記録を保管しておく必要があります。
- 年1回届出の添付書類（決算書・納税証明書など）に注意：届出頻度は減りましたが、年に一度、受入れ企業の適格性確認書類（決算書や各種納税証明書など）をまとめて提出する必要があります。
- 提出漏れは登録取消リスク：受け入れ企業から支援状況が提出されないと、登録支援機関側の登録取消につながることがあります。
まとめ
登録支援機関の定期届出は、2025年4月改正で年1回になり、提出者も受け入れ企業に一本化されました。対象期間は4月〜翌年3月、提出期間は翌年5月31日までです。登録支援機関は、日々の支援記録をもとに支援実施状況の書類を作成し、受け入れ企業へ確実に引き渡す運用が求められます。
当事務所では、登録支援機関の定期届出・随時届出の書類作成や、受け入れ企業との連携フローの整備を行政書士がサポートしています。「改正後の運用に自信がない」「書類の作り方を確認したい」という方は、お気軽にご相談ください。
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